offline event community

Zonder fysieke bijeenkomsten is het veel lastiger om verbinding tot stand te brengen. Mensen willen elkaar uiteindelijk toch liever in het echt zien en spreken. Offline activiteiten zorgen voor groter onderling vertrouwen en jagen daarmee ook online de interacties aan. Hoe zet je offline bewust in als middel om de community te bouwen?

Honk

De meeste communities hebben een vast honk waar ze elkaar kunnen treffen. In wijken vervult het buurthuis of het cafe zo’n rol. Als je daar op een willekeurige dag naartoe gaat, weet je dat de kans groot is dat je er een bekende treft. Buurthuizen hebben een geschiedenis, vaste stamgasten en symbolische waarde voor de lokale community. Doordat je op die plekken vaak dezelfde mensen tegenkomt, versterkt dat het saamhorigheidsgevoel. Bij gebrek aan zo’n fysieke plek zie je vaak dat een online ‘locatie’ die rol overneemt. Dat wordt dan de vaste hangout. Helaas ben je daar gebonden aan de beperkingen van een toetsenbord en scherm. Het creëren van een fysieke ontmoetingsplek is voor online communities een waardevolle toevoeging. Onderstaande ‘honken’ zijn mooie voorbeelden van een vaste fysieke plek waar een al bestaande online community bij elkaar kan komen.

  • Rapha, een kledingmerk voor wielrenners, faciliteert over de wereld zogenaamde Rapha Clubhuizen. Je bent er welkom om gratis koffie te komen drinken en wielertochten uit te stippelen als je lid bent van de community.
  • De Schiphol community (‘SPOT’) heeft haar eigen Living Room. Bedrijven en medewerkers die lid zijn van de community, mogen deze ruimte gratis reserveren voor een brainstorm of ontmoeting. Daarnaast hebben ze The Square; een plein op Schiphol waar de community bootcamps, boekenmarkten of yoga-sessies kan houden.

living room schiphol spot offline community

  • Egmond zocht een nieuwe dorpsvisie de samenwerking op met inwoners. Zij konden met hun ideeën terecht op een online community. Maar daarnaast konden ze op vaste dagen ook terecht in de thuiskamer. Dit is een oud schoolgebouw waar medewerkers van de gemeente kantoor hielden.
  • Het jaarlijkse mega evenement. Veel beroepsverenigingen hebben een jaarcongres waarbij iedereen aanwezig is. Zo’n grootschalige happening is ook een soort vast honk. De community Future Proof The Hague heeft een jaarlijks festival. 

Vertrouwen

De basis van iedere community is vertrouwen. Vanuit die basis gaan mensen elkaar vinden om te discussiëren, activiteiten te organiseren en taken op te pakken. Zonder vertrouwen stort de community in en heb je nauwelijks interactie (en plat gezegd dus ook geen opbrengst). Offline activiteiten spelen hierin een grote rol. Mensen zullen eerder iets persoonlijks van zichzelf laten zien als ze een ander persoon tegenover zich hebben. Bovendien leren ze elkaar in meerdere contexten kennen: ‘Die persoon die eerder online een blog schreef, blijkt ook kinderen te hebben en in de buurt te wonen.’ Wederkerigheid speelt ook een grote rol. Op basis van persoonlijke relaties gunnen leden elkaar succes en ruimte. De kans dat persoon X online mijn hulpvraag beantwoord is groter als ik hem eerder in real-life gesproken heb. Offline jaagt online aan. De volgende activiteiten zorgen ervoor dat het onderlinge vertrouwen wordt vergroot:

  • Organiseer een etentje, een filmavond of een boekenclub voor de leden. Doel van deze activiteiten is dat de leden elkaar eens in een andere context leren kennen. Normaliter spreken de meesten elkaar aan op inhoud. Helaas werpt inhoud ook een muur op waarachter je jezelf kan verschuilen.
  • Maak sessies interactief. Zorg voor werkvormen waarbij mensen met elkaar moeten samenwerken en overleggen. Een unconference is een open congres waarbij de deelnemers vooraf samen het programma mogen bepalen. Een knowledge cafe is een werkvorm waarbij de deelnemers in kleine groepjes aan de slag gaan.
  • Regisseer toevallige ontmoetingen. Fluor houdt met regelmaat koffiesessies, die ze #coffeeconnections noemen. Een digitale tool selecteert steeds willekeurig twee collega’s uit het bedrijf om een informele afspraak met elkaar in te plannen. Er is geen agenda. Doel is om nieuwe contacten te leggen en mensen uit andere afdelingen te leren kennen. Hun voorbeeld kun je ook in een online community toepassen.

Werving

Bijeenkomsten zijn niet alleen voor bestaande leden. Het is ook het beste middel om nieuwe leden voor de community te werven. Bijeenkomsten geven bezoekers namelijk uitgebreid te mogelijkheid om vrijblijvend kennis te maken met bestaande leden en inhoud. De kans dat een potentieel nieuw lid bij de community betrokken raakt na een dag intensief contact is veel groter dan wanneer ze online een advertentie hebben zien langs komen. Hoe kun je evenementen het beste inzetten ten behoeve van werving?

  • Haak aan bij andere bestaande communities. Voor de community Wij Mantelzorgers zoeken we de samenwerking op met lokale steunpunten. Door met hen samen te werken boren we een nieuw netwerk aan van mantelzorgers die we anders moeilijker zouden bereiken. Zij hebben een eigen achterban die hen goed kent, en die ze ook zullen betrekken als het evenement plaatsvindt. Zoek dus zoveel mogelijk de samenwerking op.
  • Laat een van de leden de bijeenkomst organiseren. Elk van je leden heeft ook zijn of haar eigen netwerk. Ze zullen dat netwerk eerder betrekken als ze zelf iets organiseren. Bovendien is het goed gebruik dat leden zoveel mogelijk van de activiteiten zelf verzorgen.
  • Organiseer het evenement bij een (grote) organisatie. Voor een community van ict’ers organiseerden we heel veel van de bijeenkomsten bij software bedrijven. Die bedrijven waren vaak zo blij met de extra exposure dat ze in ruil daarvoor vaak ook wel catering verzorgden. Medewerkers van die organisaties haakten vaak ook aan.
  • Promoot de events en niet online inhoud. Als je een keuze moet maken, kies er dan voor om reclame voor je evenementen te maken en niet voor je online content. Heb je genoeg middelen en budget beschikbaar, leg dan het accent van je promotie bij de live bijeenkomsten.

Content kalender

Om de samenhang in alle online en offline activiteiten te bewaken, maken we altijd gebruik van een content kalender. In die kalender staan alle acties die de komende maand voor de community moeten worden gedaan. Online zijn dat bijvoorbeeld: het starten van discussies, het beantwoorden van vragen, het schrijven van een blog en het maken van een nieuwsbrief. Omdat het organiseren van offline activiteiten veel meer werk kost, zijn die per definitie minder frequent. We proberen wel altijd ervoor te zorgen dat er een mooie mix is tussen online en offline activiteiten. Daarnaast variëren we bij offline bijeenkomsten in zo veel mogelijk in schaalgrootte en vorm.

  • Webinars kun je wekelijks houden, omdat iedereen die achter zijn eigen bureau kan volgen. Tools die we daarvoor gebruiken zijn gratis of goedkoop en eenvoudig in gebruik: Zoom, Join.me, Appear.in of Skype.
  • Koffie-dates tussen twee of drie leden kun je ook wekelijks organiseren
  • Bijeenkomsten voor een kleine groep (20-30 personen) kun je op maandelijkse basis organiseren.
  • Grote congressen die door bijna alle leden moeten worden bijgewoond, die houd je een of twee keer per jaar.

Offline verstrekt online

We weten dat offline directe invloed heeft op de online activiteit en omgekeerd. In de eerder genoemde content kalender houden hier bewust rekening mee:

  • We zorgen er voor het evenement altijd voor dat we via het online forum ideeën ophalen bij de leden. We doen ook altijd een uitvraag naar sprekers en inhoud. Als we eenmaal een programma hebben, nodigen we de geboekte sprekers ook uit in de community voor interviews, discussies of blogs. Dit alles zorgt ervoor dat de bijeenkomst online al gaat leven.
  • Tijdens het evenement zorgen we ervoor dat er leden zijn die live verslag doen via Twitter of Instagram. Met een livestream kun je zelfs het hele event integraal uitzenden in de community. Van tevoren stellen we ook een fotograaf en een verslaglegger aan. De door hen gemaakte content kan na afloop weer in de online community worden gedeeld.
  • In de content kalender zetten we overkoepelende programma’s op die langer lopen. Binnen die programma’s zitten online en offline activiteiten. Het eerder genoemde Fluor doet dit ook. Zij hebben november omgedoopt tot Knowvember. Gedurende die maand staan alle online en offline activiteiten in het teken van kennisdeling in de organisatie.
  • Ons eerste instinct bij elke activiteit in de online community is hoe we dat kunnen doorvertalen naar een offline activiteit. Discussies die heel veel reacties krijgen, duiden vaak op een onderliggende uitdaging. Daarover zou je bijvoorbeeld een workshop door een expert kunnen laten geven.

Wees creatief

Hoe creatiever het evenement is dat je voor de community organiseert, hoe memorabeler het is. De mooiste evenementen zorgen voor een unieke gedeelde ervaring die mensen bindt. Een extreem voorbeeld daarvan is het Burning Man Festival. Dit is een festival dat in de woestijn plaatsvindt, waarbij iedereen kunstenaar is en hun eigen fantasie de vrije loop mag laten. Mensen die hier zijn geweest, hebben naar eigen zeggen een life changing experience meegemaakt. Je kan het echter ook wat kleiner houden en toch iets unieks neerzetten. Nog wat andere voorbeelden uit andere online communities die ik zelf heel inspirerend vond:

Auteur

Peter Staal

Community Building Consultant voor bureau Bind

Reacties