Een sociaal intranet implementeren vraagt dikwijls bloed, zweet en tranen. Ook als het heel duidelijk is voor een organisatie om deze stap te maken. Iemand die echt heel enthousiast kan vertellen over dit proces is Evelyn Visschedijk. Voor het boek van Bind interviewden we haar.


Evelyn Visschedijk is de communitycoach voor Spirit, een grote organisatie voor jeugdhulp in de regio Amsterdam. Zes jaar geleden stapte Spirit over van Yammer naar een social intranet van Winkwaves. Het heeft de organisatie effectiever en zelfsturend gemaakt.

Bij Spirit was op dat moment een enorme organisatieverandering in gang gezet. Alle teams moesten zelfsturend worden. Het sociale intranet is daar essentieel bij gebleken volgens Visschedijk: “ik kan me niet voorstellen dat je zonder kan want het is de poort naar alle systemen.”

“Alles gebeurt op het sociale intranet. Van trainingen tot vergaderingen en het geven van workshops aan elkaar. Maar ook de inhoudelijke kennisoverdracht van individuele hulpverleners tot aan het bijwonen van evenementen. Kortom: je kunt niet zonder. Alle documenten staan er, al het werk.”

Relevant
En dat is dan ook de sleutel voor het succes van de implementatie van het sociale intranet van Spirit volgens Visschedijk. “Door het heel relevant te maken hebben we het platform onder de aandacht gekregen van alle medewerkers. Ik geloof ook niet in een andere optie. Het moet goed zijn en het moet urgent zijn. We hebben ervoor gezorgd dat er constant vragen gesteld worden zodat anderen weer kunnen meelezen. Help elkaar om informatie toegankelijk te maken met als insteek om te stoppen met mailen, is het advies aan iedereen in de organisatie. Want dat zonde van de energie en niet efficiënt.”

Practise what you preach
Maar hoe kreeg Spirit de medewerkers echt enthousiast over het sociale intranet? “Practise what you preach!”, zegt Visschedijk. “Dus laten zien wat voor meerwaarde het heeft. E-mailen mag nog wel maar het is vaak geen effectief middel. Doe het op het sociale intranet en je krijgt daar verschillende en verrassende uitkomsten op. Ik help mensen daar voortdurend bij. En ben je bang dat je mensen niet zult bereiken? Zet je vraag op het sociale intranet en mail de link dan.”

Paarse krokodil
Heeft het social intranet ook geleid tot nieuwe manieren van werken? Visschedijk ziet wel veranderingen binnen haar organisatie. “Door te delen over je werk, vragen te stellen en beantwoorden aan collega’s, word je naast hulpverlener ook kenniseigenaar. En de rol van de communicatie-afdeling is ook veranderd, die vraagt nu aan de medewerkers hoe ze beter ondersteund kunnen worden. En misschien wel het mooiste wat ik zie is dat alle ‘paarse krokodillen’ in de organisatie nu wél worden opgeruimd door een multidisciplinair team dat vragen onderzoekt. Omdat het transparant gebeurt en de oplossingen ook duidelijk gecommuniceerd worden.”

Auteur

Jaap den Ouden