“Hoe kan het toch dat de ambassadeurs geen content meer in de community plaatsen? Ze waren zo enthousiast en goed bezig!” Deze vraag krijgen we bij Bind geregeld te horen. Na de start van een community of social intranet valt de conversatie stil. Community managers weten niet hoe ze hun kerngroep zover moeten krijgen om geregeld en langdurig content bij te dragen. Naast activatie en adoptie is het gebruik van een content- en activatiekalender een essentieel onderdeel om dit te realiseren. In deze blog behandel ik daarom een aantal aspecten rondom het gebruik van de kalender.
Spontaan versus planning
Vaak heerst de gedachte dat interessante content enkel spontaan kan ontstaan. Als leden erover na moeten gaan denken, zou het niet meer van het moment zijn en komen de bijdrages gefabriceerd of onaantrekkelijk over. Toch verdient het aanbeveling de content te plannen:
- Als kernleden of ambassadeurs van tevoren weten over welke onderwerpen er van hen een bijdrage verwacht wordt, geeft dat richting. Ze zijn erop voorbereid dat er op een bepaald moment iets geleverd moet worden over vastgelegde issues. Voor veel mensen is het makkelijker om over een van tevoren samen bepaald onderwerp een discussie te beginnen dan voor een pc te zitten en die discussie zelf te moeten gaan bedenken.
- De kalender kan voor meer betrokkenheid en eigenaarschap bij onderwerpen zorgen. Als je de kernleden mee laat denken over het vullen van de kalender en hen laat kiezen over welke thema’s ze een bijdrage willen leveren, dan is de kans veel groter, dat ze dat ook echt gaan doen. Ze hebben het onderwerp tenslotte zélf gekozen.
- Voor de spreiding van je content is het handig te weten, wie wanneer wat gaat doen. Dat helpt om te voorkomen dat de ene dag vijf posts geplaatst worden en de dagen daarna misschien niets meer. Als iemand zijn ‘beurt’ mist, kun je als community manager gelijk navragen, wat er aan de hand is. Heeft iemand bijvoorbeeld toch geen tijd of vindt hij/zij het onderwerp moeilijker dan gedacht, dan kun je misschien helpen met tips of iemand anders vragen om bij te springen.
- Als je samen wilt werken met je kerngroep, moet je dingen vooruit plannen, want iedereen heeft het druk. Ad hoc vragen om inhoud zorgt soms voor een ongemakkelijke afhankelijkheid. Veel community managers gaan uiteindelijk zelf maar een post bedenken en plaatsen en dat is eigenlijk juist niet wat je wilt.
- Door content te plannen wordt het makkelijker om on- en offline activiteiten aan elkaar te koppelen. Een evenement kan zo niet alleen een thema in de community worden, maar ook een co-creatie activiteit ter plekke; verhalen van mensen tijdens het evenement kun je ook weer online gebruiken.
Mix van planbare en actuele content
Het hoeft natuurlijk niet zo te zijn, dat je alle content gaat plannen. Daarom adviseren we een mix te maken van planbare en actuele content. Voor planbare content kun je de community laten aansluiten bij content die bijvoorbeeld het social team of de communicatieafdeling gepland heeft staan. Dit kan zowel voor korte termijn als voor lange termijn. Een evenement kun je bijvoorbeeld inplannen voor de community: Wie heeft er onderwerpen? Wie wil iets bijdragen als spreker of bij de organisatie? Een ander voorbeeld zijn wekelijkse online pub quizzen voor de community of ludieke win acties (Waar is deze foto vanochtend genomen?), die je van tevoren kunt plannen en voorbereiden in de community.
Voor de meeste organisatie zijn er jaarlijks terugkerende thema’s. Bij de community van Vereniging Eigen Huis staan bijvoorbeeld in het winterseizoen onderwerpen als energiebesparing en isolatie meer in de aandacht dan in de zomer. Kijk wat voor informatie je voor die onderwerpen alvast kunt voorbereiden en wie daar te zijner tijd mee kan helpen.
Daarnaast zijn er natuurlijk ook altijd onderwerpen die actueel zijn en die je niet kunt voorbereiden. Als community manager is daar vooral je rol als moderator belangrijk.
In een content- en activatiekalender kun je de onderwerpen op de langere termijn en ook de actuele content gezamenlijk onderbrengen. Dat geeft overzicht en kan ook weer leiden tot kruisbestuiving tussen content. Als veel leden zich bijvoorbeeld nu vragen stellen over de situatie na corona, kun je dat onderwerp over een paar maanden weer oppakken: wat zijn de ervaringen en hoe gaat iedereen nu om met online samenwerken? Dat kun je dan weer aan leden vragen, die eerder deelnamen aan de discussie. Zo verbind je actuele content met planbare content!
Tips voor het vullen van de kalender
Bedenken van content hoef je als community manager natuurlijk niet zelf te doen. Zet daarvoor vooral je (kern)leden in. Je kunt ook onderwerpen waar je communityleden naar op zoek zijn, gebruiken om je content- en activatiekalender te vullen. Wekelijks kun je daarvoor bijvoorbeeld kijken naar de Top 10 van meest bekeken topics op de community of de Top 10 van zoekacties. Ook kun je bij een interne community kijken naar toponderwerpen van andere klantkanalen zoals social media.
Als Bind adviseren wij altijd om de community klein te beginnen. Door je in het begin te richten op enkele concrete onderwerpen, waar veel leden belang bij hebben, versterk je het gevoel van gezamenlijkheid. Praktische onderwerpen zijn voor de meesten snel herkenbaar en makkelijker in de beeldvorming. Zo stimuleer je de intrinsieke motivatie van de leden van de community om aan de slag te gaan, kennis uit te wisselen en een bijdrage te leveren. Zulke initiatieven leiden ertoe dat anderen het goede voorbeeld gaan volgen. Het kweekt het vertrouwen dat nodig is om waarde toe te voegen aan de community.
Bij het opbouwen van communities wordt vaak gezocht naar content. Content om te activeren of om bepaalde thema’s en gebruikers een podium te geven. Zoals bekend vinden veel mensen het niet makkelijk om iets bij te dragen, laat staan een blog te schrijven. Hoe kun je hier toch een draai aan geven? De oplossing is ‘het snelle interviewtje’.
- Hoe werkt het? Bel degene die je graag iets wilt laten bijdragen. Begin een gesprekje over de inhoud die je wilt zien. Vraag daar nog een paar keer op door en noteer ondertussen het gesprek.
- Schrijf vervolgens op basis van je notities een kort stukje over de vraag die je beantwoord of uitgelegd wilt hebben. Eindig met een conclusie of juist weer een vraag voor anderen om op te reageren.
- Deel dit met de persoon die je gebeld hebt. Vaak zal deze nog enkele aanpassingen willen maken. Zo wordt het uiteindelijk zijn/haar eigen stukje. En daar was het natuurlijk om te doen!
Een andere manier om leden te helpen bij het delen van kennis is om expliciete opdrachten te geven. Waar denk jij aan op weg naar je werk? Welke werk uitdagingen/problemen blijven op vrijdagavond in je hoofd hangen? Kortom leden moeten zich bewust worden van alle mogelijke conversaties die ze zouden kunnen starten en in de community dezelfde laagdrempeligheid ervaren als bij een gesprekje bij de koffiemachine.
Vormen van kalenders
Tot slot een paar korte voorbeelden van manieren hoe je een content- en activatiekalender kunt starten.
- Excel of Google Sheets: makkelijk in gebruik, wel zelf samenstellen. Sheets is met iedereen te delen, dat geldt voor Excel niet, als je ook met externen werkt.
- Trello: webbased, dus voor iedereen bereikbaar. Overzichtelijk en kosteloos beschikbaar. Wel geen agenda/kalender, geen alle dagen van het jaar functie.
- Google Calendar: alle dagen staan er al in, want het is een kalender. Iedereen moet wel een Google account hebben.
- Click Up: webbased, dus voor iedereen bereikbaar. Is wel erg uitgebreid met veel verschillende functies en geen kalender.
