Wat is een community of practice?

De community of practice (CoP) is misschien wel het meest voorkomende type (online) community. In een CoP komen vakgenoten bij elkaar om best practices met elkaar uit te wisselen. Middeleeuwse gilden, beroepsverenigingen en in sommige gevallen schoolklassen zijn voorbeelden van communities of practice.

De community, de praktijk en het kennisdomein

Etienne Wenger is wereldwijd een van de experts op gebied van communities of practice. Hij was de eerste die met een goede definitie kwam. Volgens hem bestaat elke CoP uit een community, een praktijk en een kennisdomein. De ‘community’ spreekt eigenlijk voor zich en betekent dat leden ervaringen met elkaar uitwisselen en relaties met elkaar opbouwen met als doel om met en van elkaar te leren. De ‘praktijk’ wil zeggen dat leden van de community echte beoefenaars zijn van een vak. Als zodanig ontwikkelen ze een gedeeld repertoire van ervaringen, verhalen, tools, richtlijnen en procedures. Hieruit putten ze collectief voor hun praktijk. Het ‘kennisdomein’ bakent de community af. Leden kenmerken zich door vergelijkbare competenties in het vak.
Deze drie factoren beïnvloeden elkaar continu. Ervaringen uit de praktijk zorgen voor verschuivingen in het domein. Die verschuivingen in het domein hebben weer effect op de community, etc.

Kennismanagement

Communities of practice hebben een vlucht genomen door de groei van kennismanagement in organisaties. Kennismanagement is verantwoordelijk voor het maken, delen, gebruiken en opslaan van relevante kennis in de organisatie. CoP’s vervullen een cruciale rol bij het borgen van kennis, omdat praktijk en kennis niet van elkaar te scheiden zijn. We leren door te doen. Uit onderzoek blijkt dat negentig procent van wat we leren afkomstig is van informele processen (interacties met anderen, ervaringen uit de praktijk). Slechts tien procent halen we uit formele processen (studie). Die negentig procent kunnen organisaties faciliteren met een instrument als een CoP. Veel van de kennis in een organisatie is niet direct beschikbaar, omdat het als onbewuste kennis (tacit knowledge) in de hoofden van de medewerkers zit. Doordat deelnemers van CoPs ‘gedwongen’ worden hun ervaringen expliciet te maken, wordt deze kennis wel beschikbaar. In (online) discussies, verhalen en wiki’s is terug te lezen hoe men het werk doet (‘tacit knowledge’).

Voorbeelden van communities of practice

CoP’s kunnen heel groot worden (honderden leden), maar kunnen evengoed bestaan uit een groep van 10-20 personen. Daarnaast kunnen ze alleen als online of alleen als offline community bestaan, maar ook als allerlei hybride varianten. Communicatierijk is een community bedoeld voor communicatieprofessionals die voor de overheid werken. KenMe is een community speciaal voor klantmanagers. Deze community is opgericht door de Beroepsvereniging voor Klantmanagers (BVK) om uitwisseling tussen vakgenoten op gang te brengen. En HAweb is een community speciaal voor huisartsen. In het plaatje hieronder is te zien wat voor soort activiteiten plaatsvinden in communities of practice.

Informeel

Een CoP is informeler dan een team of een afdeling. Deelname aan een CoP wordt niet bepaald door functietitel, maar door affiniteit en betrokkenheid bij het kennisdomein. Omdat leden met elkaar het domein en de praktijk continu opnieuw definiëren, zijn de grenzen van een community of practice veel rekbaarder dan die van een team. Omdat communities organisch ontstaan en levende dingen zijn, moeten ze anders worden benaderd dan teams. De communitymanager heeft binnen de organisatie voortdurend de rol om de belangen van de community af te stemmen met de belangen van de organisatie. Daarnaast zorgt hij ervoor dat sociale processen niet de overhand nemen, en dat de kennis die wordt ontwikkeld ook relevant is voor de organisatie.

Rol van de community of practice in de organisatie

Zoals eerder al beschreven vervult de CoP een belangrijke rol in het borgen van kennis en blijvend leren in de organisatie. Daarnaast kunnen ze worden ingezet als instrument van innovatie. De onderzoekende aard van de CoP zorgt ervoor dat de leden actief bezig zijn met de nieuwste ontwikkelingen. De organisatie blijft zo altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken. Communities of practice die door verschillende teams en afdelingen heen lopen, zorgen er bovendien voor dat men niet steeds het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Een aanpak die bewezen werkt in team A, kan een op een worden overgenomen door team B. En ook niet onbelangrijk: Communities of practice zorgen voor sociaal kapitaal.

Borgen van communities of practice

Om een community of practice te borgen, kan de organisatie de volgende zaken faciliteren:

1. Documentatie, richtlijnen en begeleiding voor CoP’s. Een goed voorbeeld daarvan biedt de World Bank.
2. Verbinden van de CoP-agenda aan de organisatiedoelstellingen.
3. Beschikbaar stellen van tooling zoals een sociaal intranet met discussiemogelijkheden, blogs, realtime chat etc.
4. Opleiden en aanstellen van communitymanagers.
5. Zorgen dat de community zich bezig houdt met de nieuwste ontwikkelingen in het vakgebied.
6. Erkennen van de waarde ervan door tijd en beloningen voor deelname aan medewerkers te bieden.