Een social intranet kan nogal overweldigend zijn, omdat er veel mee kan. Je kan onder andere groepen vormen van gelijkgestemden, je kan je eigen nieuws delen, of je kan samenwerken in bestanden. Maar waar begin je dan in hemelsnaam? Wij kijken bij de strategie van een social intranet altijd naar de volgende pijlers: informatiebeheer, netwerken/communities en de digital workplace. 

Om de strategie voor een social intranet te kunnen bepalen moet je eerst weten dat een social intranet eigenlijk veel verschillende tools in een is. Het biedt dan ook oplossingen voor een heel scala aan organisatie-uitdagingen:

  • Social intranet als vervanging van een reeks externe tools die medewerkers gebruiken (Slack, Dropbox, Trello of Google Apps).
  • Social intranet als remedie tegen de  wildgroei aan bestanden in de organisatie.
  • Social intranet als manier om waardevolle kennis in de organisatie te borgen.

Wij zoeken altijd naar een uitdaging die we centraal stellen en bouwen daar de strategie omheen. Die uitdaging valt per definitie binnen een van de volgende pijlers: informatiebeheer, netwerken en communities en de digital workplace. De adoptie- en activatie-strategie richt zich het eerste jaar na implementatie voornamelijk op een van die pijlers. Bij gebleken succes kan daarna een volgende uitdaging worden getackeld.

Social intranet pijler 1: Informatiebeheer

Elke organisatie zit boordevol bestanden. Die bestanden variëren van plannen, protocollen, en richtlijnen tot beleid, methodieken en bibliotheken van foto’s en video’s. Omdat veel organisaties nog met lokale schijven werken, is er vaak sprake van een enorme wildgroei aan bestanden. Men ziet door de bomen het bos niet meer.

Een social intranet kan dit tij keren. Vaak zie je dat er met een nieuw intranet ook een nieuwe strategie voor informatiehuishouding komt. In die strategie worden zogenaamde content-eigenaren aangesteld. Deze personen worden via een persoonlijk profiel op het intranet zichtbaar gemaakt. Zij zijn de personen in de organisatie die mandaat hebben om specifieke bestanden (officiële protocollen bijvoorbeeld) op te slaan of te wijzigen. Deze bestanden worden vervolgens op een ‘rijke’ themapagina geplaatst, waar je ook je vragen kan stellen en rechtstreeks met de content-eigenaren in contact kan komen. De informatievoorziening wordt hierdoor al een stuk gestroomlijnder.

Daarnaast maakt een social intranet het mogelijk om de vinger aan de pols te houden welke informatie medewerkers belangrijk vinden. Dat geven zij zelf aan door hun deel-, like- tagging- en reageer-acties. Zo kun je als beheerder naar boven halen welke content het goed doet, en aan welke content behoefte is. Op basis daarvan stel je je informatiebeheer bij. Moeten er nieuwe themapagina’s bij komen? Zijn er nieuwe content-eigenaren die zich manifesteren op het platform?

De strategie die je opstelt geeft richtlijnen aan voor het beheer en de opslag van officiële organisatie informatie. Tegelijkertijd stel je ook richtlijnen op voor de user generated informatie. Welke trefwoorden gebruiken we? Hoe zoeken we de juiste informatie? Wie zijn de betrouwbare experts op elk onderwerp? Wanneer zetten we user generated informatie (discussies, bestanden waar in wordt samengewerkt) om naar officiële documentatie? Allemaal vragen waarop een strategie het antwoord biedt.

Social intranet pijler 2: Communities en netwerken

In essentie is een social intranet een sociaal platform. Dat betekent dat elke medewerker er zijn eigen netwerk kan volgen en deelnemen aan groepen die voor hem/haar relevant zijn. Vergelijkbaar met sociale netwerken als LinkedIn of Facebook. Al is die laatste natuurlijk veel meer privé georiënteerd.

Om netwerken en communities in een organisatie te kunnen faciliteren, moet je wel weten wat de eventuele opbrengst ervan kan zijn. Voor kennisborging bijvoorbeeld kun je communities of practice inzetten. Dit zijn door de organisatie aangemerkte groepen die zich specifiek op een bepaalde kennis- of beroepsgroep richten. Zo hebben organisaties als Philips, FLUOR en de VN een uitgebreide strategie rondom communities of practice. Deelname van subject matter experts aan online discussies of wiki’s zorgt er voor dat waardevolle kennis wordt opgeslagen. De deelnemers aan de community die wat minder ervaren zijn, kunnen door hun deelname (vragen stellen) leren van de thought leaders. Beide groepen (leraren en leerlingen) versterken elkaar. Uiteraard kun je deze communities niet faciliteren zonder kennis van communitymanagement en kennismanagement.

Verschillende activiteiten in een community of practice
Verschillende activiteiten in een community of practice

Naast communities of practice, zie je op een social intranet ook communities of interest en communities of place ontstaan. Weliswaar zijn deze groepen informeler, ze hebben wel degelijk bestaansrecht in de organisatie. Uit verschillende onderzoeken is namelijk gebleken dat informelere gesprekken op een social intranet, zorgen voor de opbouw van sociaal kapitaal. Ze functioneren als smeermiddel om te komen tot meer inhoudelijke uitwisseling. Sterker nog; zonder deze informele netwerken zou er niet eens een netwerk ontstaan waar ook waardevolle informatie te halen is. Dit alles vraagt dus om community-management met oog voor formele en informele netwerken.

Social intranet pijler 3: Digital workplace

Er is nogal wat spraakverwarring over wat nu digital workplace is en wat nu een social intranet is. Een digital workplace is wat ons betreft het geheel aan digitale tools dat een individuele medewerker nodig heeft om zijn/haar werk zo optimaal mogelijk te doen. Hieruit blijkt al dat een social intranet wat karakteristieken heeft van een digital workplace, maar dat de twee termen niet onderling uitwisselbaar zijn.

Zodra je bij een social intranet je blik richt op werkprocessen van de individuele medewerker en informatievoorziening op maat, zit je al meer op dat digital workplace stuk. Digital workplace is een veel minder generieke oplossing. Eigenlijk is het software die voor elk individu of gebruikersgroep uniek is. Een HR-medewerker komt op een wezenlijk andere omgeving dan een ICT-medewerker.

Veel social intranet platformen bieden flexibiliteit om een digital workplace in te richten. Zo kun je vaak de homepagina inrichten naar eigen voorkeur. Alleen de widgets die nodig zijn om je werk sneller, beter en efficiënter te doen zet je aan. Daarnaast bieden de platformen via slimme koppelingen toegang tot andere systemen. Je kan dan bijvoorbeeld Office 365, je eigen agenda, takenlijst of programma’s zoals SAP of Topdesk naar boven halen. Allemaal opties om een generiek platform individueel relevanter te maken.

Een strategie die zich richt op een digital workplace stelt de individuele medewerker centraal. Het gaat veel meer om online collaboration. Wat heeft een medewerker nodig om zijn/haar werk nog beter te kunnen doen? Wij starten zo’n traject altijd met een serie interviews van verschillende medewerkers-groepen? Hoe ziet een typische dag van een HR-medewerker eruit? Tegen welke bottlenecks loopt hij/zij aan? Welke (externe) digitale systemen gebruikt hij/zij voor zijn/haar werk. Zo’n inventarisatie levert mogelijkheden op om tijdswinst bij werkprocessen te realiseren door automation, slimme integraties of grotere gebruiksvriendelijkheid. Een social intranet met wat maatwerk op individueel niveau, is in zo’n geval de oplossing.

Uiteraard kun je nooit helemaal exclusief naar een van de drie pijlers kijken, omdat ze invloed hebben op elkaar. Maar vaak helpt het wel om je bewust te zijn met welke blik je naar een social intranet kijkt. Vanuit de digital workplace kan verregaande individualisatie slim zijn, maar staat dat dan niet de netwerken of communities in de weg? Je wil namelijk niet dat er nieuwe silo’s gaan ontstaan.

 

 

 

 

 

 

 

Auteur

Peter Staal

Community Building Consultant at Bind

Reacties