Een nieuwe manier van werken is nodig om de eisen van het digitale tijdperk het hoofd te bieden. Neem nou het nemen van beslissingen. De tijd die dat kost via een ouderwetse beslisboom heb je als organisatie niet meer. De toekomst ligt bij organisaties die bestaan uit verschillende autonoom handelende communities binnen het grotere geheel (‘pods’).
Wat zijn pods?
Pods zijn kleine autonome eenheden van medewerkers. Die onderverdeling in eenheden stelt de organisatie in staat om te werken als een netwerk van kleinere organisaties. Elke pod heeft de vrijheid te handelen zonder ruggespraak met een manager. Dit zorgt ervoor dat beslissingen veel sneller en efficiënter genomen kunnen worden. Het zorgt er ook voor dat organisaties zich snel kunnen aanpassen aan hun omgeving (de klanten, leden of stakeholders). Een organisatie die dit in de praktijk al toepast is het Belgische softwarebedrijf ACA IT-solutions.
Dave Gray is verantwoordelijk voor het concept van de ‘podular organization’ en schreef er het boek De Connected Company over. In feite kennen we pods al langer als de zogenaamde zelfsturende teams. Buurtzorg is een mooi Nederlands voorbeeld van een organisatie die sterk leunt op zelfsturing. Het leidende principe van Buurtzorg is dat de patiënt en zijn belangen weer centraal komen te staan. En die aanpak blijkt uitermate succesvol. Sinds de oprichting van Buurtzorg in 2006, is de organisatie alleen maar gegroeid.
Autonome medewerkers
Pods werken het beste met mensen die over voldoende zelfredzaamheid beschikken. Het spreekt voor zich dat je hier in de werving al rekening mee houdt. Niet elke persoon functioneert binnen het systeem van zelforganisatie. De beslisbevoegdheid die je medewerkers geeft, maakt wel dat je tevredener personeel krijgt. We varen nu eenmaal wel bij autonomie. Idealiter bestaat een pod uit medewerkers van verschillende disciplines (marketing, product-development, klantenservice), zodat het probleemoplossend vermogen van de individuele eenheid zo groot mogelijk is. Daarmee neem je afscheid van de klassieke onderverdeling in functiehuizen.
Hoger doel
Wordt het geen chaos als je iedereen maar zijn gang laat gaan? Autonomie werkt inderdaad niet zonder duidelijke afbakening. De belangrijkste richtlijn daarvoor is de missie van de organisatie. Dat hogere doel zal elke individuele pod moeten nastreven. Ze zijn vervolgens wel vrij in hoe ze dit vervolgens verwerken tot concrete output. Ook de leiders in de organisatie zullen op een andere manier moeten gaan werken. Hun rol verandert van een aansturende naar een dienstverlenende. De primaire taak wordt het bewaken van de missie, en zorgen dat elke pod over de middelen beschikt om te kunnen handelen. De organisaties waarin zelfsturing goed werkt, hebben ook de beloningsstructuur aangepast op dit nieuwe model. Of je goed of slecht functioneert, wordt niet meer bepaald door een manager maar door je collega’s. Zij evalueren eens in de zoveel tijd hoeverre je goed samenwerkt. Eventuele bonussen zijn daarop afgestemd.
Online community
Pods hebben een online community nodig als ondersteunende structuur. Willen ze het organisatiedoel zo goed mogelijk dienen dan hebben ze allereerst toegang nodig tot alle beschikbare informatie in de organisatie. In de tweede plaats zorgt een platform voor samenhang tussen alle los van elkaar opererende eenheden.
En tot slot maakt de online community het mogelijk voor pods om taken te coördineren en best practices met elkaar uit te wisselen. De meeste online community-platformen of sociale intranetten zijn ingericht om zelforganisatie te faciliteren. Om teams of eenheden samen te stellen kun je persoonlijke profielen benutten om de juiste experts in de organisatie te vinden. In open of semi-open groepen kun je vervolgens de (online) samenwerking verder vorm geven. Eigenlijk rust de online community medewerkers uit met de juiste tools om daadwerkelijk als pods aan de slag te kunnen.
Wikipedia
Zo werkt het ook bij de bekende open source communities: Mozilla, WordPress, en Drupal. En ook Wikipedia maakt gebruik van zelforganisatie om de diversiteit aan taken (vertalen, spellingcontrole, marketing) te coördineren. Ook daar doet de overkoepelende missie (‘vrije toegang tot kennis voor iedereen’) dienst als verbindend en leidend principe. De online encyclopedie bestaat bij nadere beschouwing uit een enorme hoeveelheid verschillende wiki-projecten. Eigenlijk zijn dat zelfsturende eenheden die elk verantwoordelijk zijn voor een deel van het geheel. Zo boekstaaft het wikiproject Military History bijvoorbeeld uitsluitend de militaire geschiedenis op Wikipedia.
De wiki-projecten die het het beste doen, hebben een informele leider in de vorm van een moderator of communitymanager. Daarnaast beschrijven globale richtlijnen er de manier van samenwerken, de formats voor het aanleveren van content en mijlpalen voor het project. Daaruit blijkt al dat het aanbieden van een online community alleen niet afdoende is. Om zelforganisaties succesvol toe te passen zijn richtlijnen, communitymanagers en succescriteria essentieel.
Bosch
Het internationaal opererende Bosch is de grootste organisatie die werkt volgens het community- of netwerkmodel. Ze hebben een leger aan communitymanagers in dienst, die op verschillende niveaus helpen met het opstarten van communities rondom een bepaalde doelstelling. Junior communitymanagers helpen alleen met content en moderatie. Hun senior collega’s zijn er ook verantwoordelijk voor dat de opgezette communities zichtbaar bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Omdat Bosch veel gebruik maakt van deze netwerken worden er continu nieuwe communitymanagers opgeleid.
Elke community levert op twee manieren output. De eerste output is het directe bedrijfsresultaat waarvoor de eenheid is bedoeld. De tweede output is in de vorm van sociale objecten (wiki’s, discussies, mijlpalen) die het gevolg zijn van de nieuwe manier van online samenwerken.
