organisatieverandering door communities

Bij elke organisatieverandering is er de verleiding om de aanval in te zetten met nieuwe procedures en nieuwe techniek. Logisch, want dat zijn tastbare en meetbare elementen. Toch zullen dat soort pogingen tot duurzame veranderingen altijd falen. Mensen zijn namelijk de bepalende factor. En om hun hoofden en harten te winnen, zul je hen als uitgangspunt moeten nemen. 

Wij zijn echte community bouwers. Daarom geloven wij hartgrondig in een aanpak waarbij je de community van je organisatie betrekt bij verandering. Die community kan wat ons betreft niet divers genoeg zijn. Soms heb je aan medewerkers die voorop lopen voldoende, maar het kan slim (en soms zelfs noodzakelijk zijn) om ook klanten, partners of leden mee te laten kijken en denken. Alle voorbeelden van geslaagde veranderprocessen die wij kennen, zijn gelukt doordat een brede community van ‘veranderaars’ binnen en buiten de organisatie erin slaagde om de rest te inspireren of een spiegel voor te houden. Of het nou gaat om de introductie van agile werken, de digital workplace of digitale transformatie; de aanvliegroute verloopt altijd via een community.

Vrije experimenteerruimte

Organisaties die serieus werk willen maken van de digitale transformatie, doen er goed aan om ruimtes (fysiek of virtueel) te scheppen die enthousiaste medewerkers de ruimte geven om te experimenteren. In een organisatie lopen genoeg voorlopers rond die maar wat graag willen. In de praktijk worden ze helaas te vaak afgeremd door in hun ogen nodeloze procedures, ingewikkelde overleggen om tot afstemming te komen of kantoorpolitiek. Als het doel is om naar een organisatie toe te bewegen waarin individuele medewerkers zelfstandiger beslissingen nemen, dan zul je hen dat ook toe moeten staan. Omdat dit in de bestaande structuur soms niet mogelijk is, zullen organisaties doelbewust experimenteer-ruimtes moeten inrichten met andere regels en gewoonten. Dat kan letterlijk in een andere fysieke ruimte. PGGM & Co, een organisatie waar wij voor hebben gewerkt, is feitelijk een start-up binnen een bestaande organisatie (PGGM). In de kleinere, creatievere setting in een ander kantoor wordt uitgebreid geëxperimenteerd met agile werken, co-creatie en online communities. Zo’n vrije experimenteerruimte kun je ook digitaal ter beschikking stellen. Moneyou Create is een digitaal platform waar klanten van Moneyou meedenken over nieuwe producten en diensten. De oogst van de fysieke en virtuele experimenteer ruimtes moet uiteraard wel worden teruggebracht in de organisatie.

Kerngroep van veranderaars

Naast een ruimte die ‘los staat’ van de rigide organisatiestructuur, heb je ook een kerngroep nodig van mensen die staan voor het type verandering dat je wil bewerkstelligen. Gaat het om de digitale transformatie, dan ga je bewust op zoek naar mensen die daar al actief mee bezig zijn. Je wil daarnaast de groep informele leiders betrekken. Dit zijn de mensen die met het grootste deel van de organisatie in contact staan. De zogenaamde ‘verbinders’. In een organisatie is meestal wel bekend wie dit zijn. Zo niet, dan kun je dat uiteraard onderzoeken met enquetes of sociale netwerk analyse. De kleine community van veranderaars (maximaal 20-30 mensen groot) ga je actief betrekken in het verandertraject. Zij krijgen de juiste middelen (experimenteerruimte) en het mandaat om met de verandering aan de slag te gaan. In woord en daad gaan zij concreet uitwerken wat ‘digitale transformatie’, zelfsturing of agile werken voor hen inhoudt. Hun ervaringen en verhalen deel je met de rest van de organisatie om te inspireren. Dit is de enige manier om zoiets als digitale transformatie handen en voeten te geven. Deze aanpak levert de volgende zaken op:

  1. Een duurzaam netwerk van mensen die elkaar goed kennen
  2. Een gezamenlijke identiteit en gedeelde urgentie rondom de verandering
  3. Een nieuwe vrijere manier van werken en beslissen

De kracht van sociale intranetten

Wij zetten het liefst altijd een sociaal platform in om bovenstaand proces in goede banen te leiden. Waarom? Omdat de grote kracht van een sociaal netwerk ligt in het zichtbaar maken van het netwerk en de nieuwe contouren van de verandering. Een sociaal netwerk zorgt ervoor dat gelijkgestemden elkaar rondom gedeelde passies kunnen vinden. Ook legt een sociaal netwerk de informele structuur van de organisatie bloot. Wie zijn er al allemaal aangehaakt? Wie deelt er openbaar kennis? Wie is met wie verbonden? Belangrijke vragen voordat je een organisatieverandering inzet. En tot slot doorbreekt een sociaal netwerk de traditionele obstakels van plaats, rang en tijd in organisaties: iedereen kan met iedereen communiceren, samenwerken en informatie delen.

Een spiegel voor de organisatie

Een probleem met medewerkers in een organisatie is dat ze vaak al te geïnstitutionaliseerd zijn. De organisatie heeft hen al in een bepaald kader gedwongen. Eigen ideeën worden bij voorbaat afgeschoten, omdat ‘het toch wel niet zal kunnen’. Ze doen in veel gevallen al aan zelfcensuur. Als de organisatie echt nieuwe manieren van werken wil exploreren, dan is dat een uitdaging. Omdat medewerkers het logischerwijs niet altijd fijn vinden om buiten hun comfort-zone te treden, is het slim om leden/klanten of partners aan de kerngroep toe te voegen. Zij kunnen vanuit hun onbevangenheid de organisatie een spiegel voorhouden. Zij zullen in veel gevallen komen met radicalere ideeën, omdat ze niet gebonden zijn aan de organisatie.

Dat is ook de reden dat een vrije experimenteerruimte zo belangrijk is. Zelfs innovatievere medewerkers moeten zich vrij voelen om vrijuit te doen en denken. De organisatie van de toekomst is een experimenterende organisatie. In zo’n organisatie wordt innovatie gedreven door het doen van veel gelijktijdige experimenten. Veel zullen mislukken. Maar een paar daarvan zijn juist de baanbrekende innovaties die organisaties transformeren. Dat bereik je alleen als er dingen fout mogen gaan.

Lessen van Bosch en Daimler

Zowel Bosch als bij Daimler zijn bezig zichzelf opnieuw uit te vinden in het digitale tijdperk. Beide Duitse organisaties hebben een lange weg moeten afleggen. Ze hebben dit ook niet van de een op de andere dag gedaan. Er zijn veel lessen over verandering die je cab hun aanpak kan leren:

 

 

 

Auteur

Peter Staal

Community Building Consultant at Bind

Reacties