groepsbeheer social intranet

Een onbeheerd social intranet kent vaak een wildgroei aan groepen. Bij een klant kwamen we zelfs groepen tegen van een individu, die deze alleen voor zichzelf gebruikte als extra harde schijf voor zijn bestanden. Goed groepsbeheer zorgt er ook voor dat je intranet geen begraafplaats wordt van lang vergeten initiatieven. Proactief beheer kan hier het verschil maken. 

Sociale intranetten bieden leden de mogelijkheid om groepen te maken voor overleg en samenwerking. Die groepen kun je voor iedereen toegankelijk maken, of alleen voor specifieke medewerkers (besloten). Omdat het in de praktijk doodeenvoudig is om zo’n groep te beginnen, zie je vaak dat er lang niet altijd even weloverwogen nieuwe groepen in het leven worden geroepen. Groepsbeheerders moeten zich ervan bewust zijn dat ze een verantwoordelijkheid op zich nemen. Een communitymanager kan hen helpen door ze te attenderen op die verantwoordelijkheid en met kennis over goed groepsbeheer.

Typen groepen in een social intranet

Een communitymanager kan bijvoorbeeld vooraf al aangeven voor welke doelen je groepen geschikt zijn. Zo zijn er een aantal ‘standaardgroepen’ die je ongeacht het type organisatie vaak tegenkomt:

  • Community of Practice: Een groep medewerkers die met elkaar kennis deelt over hun vakgebied. Voorbeeld: HR-medewerkers uit verschillende regio’s die hun best practices met elkaar delen.
  • Community of Interest: Een groep medewerkers die dezelfde hobby heeft. Voorbeeld: Een groep van hobby-fotografen die foto’s met elkaar deelt.
  • Community of Place: Een groep medewerkers van dezelfde plek. Voorbeeld: Een groep van Britse medewerkers in een internationaal bedrijf.
  • Support-community: Een groep waar medewerkers terecht kunnen als ze vragen hebben over een (interne) dienst of product. Kenmerk van deze groepen is dat leden ook elkaar helpen met vragen. Voorbeeld: De ICT-afdeling start een groep voor (technische) uitleg over een applicatie die in de organisatie wordt gebruikt.
  • Teamgroep: Een groep waarin een team of afdeling met elkaar samenwerkt. Voorbeeld: Een team communicatie dat haar vergaderingen en notulen online deelt en bewerkt.
  • Projectgroep: Een groep waarin medewerkers samen aan een project werken. Voorbeeld: Voor de ontwikkeling van een nieuwe website werken marketing-, communicatie en IT-medewerkers samen met externe partijen in een groep.
  • Groep voor evenementen: Een groep rondom een intern of extern event. Voorbeeld: Voor de jaarlijkse personeelsdag wordt voor promotie en organisatie gebruik gemaakt van een groep.

Valt de beoogde nieuwe groep niet binnen een van de bovenstaande categorieën, dan is waarschijnlijk iets anders nodig. Dit kan je natuurlijk mededelen, maar het is ook goed als er ergens op het social intranet al een lijst bestaat met de verschillende typen.

Groepsbeheer is communitymanagement

Eigenlijk zijn groepsbeheerders ook gewoon communitymanagers. Ze zijn alleen verantwoordelijk voor een iets kleinere groep. Voor de beheerder van het sociale intranet betekent dit dat hij/zij een aantal medestanders heeft die ook gebrand zijn op succes. Dat kan een win-win situatie zijn, maar daarvoor moeten nieuwe beheerders wel mee worden genomen in wat goed communitymanagement behelst:

  • Vragen van de leden beantwoorden (helpdeskfunctie)
  • Welkom heten van nieuwe leden (gastheer)
  • Zorgen voor continue stroom van interessante content (contentmaker)
  • Zorgen voor rubricering, archivering en sturing van gesprekken en bestanden (moderator)
  • Borgen van de doelstellingen van de groep (projectmanager)
  • Aanjagen en activeren van de leden (moderator)
  • Organiseren van bijeenkomsten en overleggen (organisator)
  • Bijhouden van de statistieken (analist)

Uiteraard liggen voor de verschillende groepen de accenten per activiteit steeds net iets anders. Maar als de groepsbeheerder niks onderneemt, dan wordt hun groep zeker geen succes.

Training

Wij zijn een groot voorstander van het geven van social intranet trainingen specifiek voor groepsbeheerders. Daarin laat je net wat andere dingen aan bod komen dan in de trainingen voor ‘gewone’ medewerkers. Dingen die je daarin meeneemt zijn: Voorbeelden van succesvolle sociale intranetten, boeken en experts over netwerken in de organisatie, het belang van communitymanagers voor de moderne organisatie en de rol van informeel leiderschap. Daarnaast biedt je uiteraard nog praktische tips en trucs over wat wel en wat niet werkt voor groepen. Deze trainingen kun je in verschillende formats aanbieden: live, via tekst en via beeld (video).

Wat je ook kan doen is het starten van een besloten groep speciaal voor groepsbeheerders (eigenlijk een support-community op meta-niveau). In die groep kunnen groepsbeheerders onderling tips en trucs uitwisselen. Het geeft de communitymanager een centrale ingang naar alle groepsbeheerders om hen regelmatig met inzichten, kennis en vragen te bestoken. Het instellen van zo’n groep ondersteunt bovendien het saamhorigheidsgevoel. Daarnaast brengt het de bedrijfsspecifieke toepassingen van groepen naar voren.

Fijn zijn de sociale intranetten die melding geven als er een nieuwe groep wordt gestart. De communitymanager kan dan direct proactief contact opnemen met de beheerder in spe. Dit heeft meerder voordelen. Je smeedt het ijzer als het heet is. De kans dat die persoon ontvankelijk is voor je hulp is veel groter. Daarnaast kun je iemand attenderen op eventueel vergelijkbare groepen. Niks is namelijk zo storend voor de gebruiker als vijf verschillende groepen die allemaal voor hetzelfde doel zijn opgericht. Uiteraard gebruik je het gesprek om iemand te attenderen op de groep voor groepsbeheerders en de beschikbare trainingen. En mocht hij/zij je hulp later nog nodig hebben, dan is het eerste contact in elk geval al gelegd.

Eigenaarschap

Om de groepsbeheerder in een actieve rol te krijgen is eigenaarschap erg belangrijk. Daarvoor moeten groepsbeheerders wel de tools hebben om hun groepen zo in te richten als ze willen. Platformen als Embrace, Viadesk en Plek Intranet  laten de beheerder bepalen welke functionaliteit hij wel of niet gebruikt. Door dit een klein beetje vrij te geven, kan de beheerder de groep naar zijn hand zetten. Uiteraard wil je als groepsbeheerder ook kunnen ingrijpen wanneer je groep minder actief wordt. Daarvoor is inzicht in gebruikersdata nodig. Een social intranet als Plek Intranet heeft dat ook goed op orde. Zij bieden elke groepsbeheerder uitgebreide statistieken.

We zijn wel benieuwd hoe jij je groepen en groepsbeheer momenteel hebt ingericht op je social intranet. Heb je voorbeelden van zaken die heel goed werkten?

 

Auteur

Peter Staal

Community Building Consultant voor bureau Bind

Reacties