Om goed samen te werken is kennis van wat je collega’s doen onontbeerlijk. Bovendien is onderling vertrouwen nodig om tot de beste resultaten te komen. Online vereist dat net wat meer aandacht van iedereen. Helemaal als je niet ook een fysieke plek met elkaar deelt. Working Out Loud is de sleutel om online efficiënt en prettig te kunnen samenwerken.
Online samenwerken biedt ontzettend veel voordelen. Je kunt online informatie opzoeken en vragen stellen wanneer het jou uitkomt. Daarnaast ben je minder afhankelijk van een fysieke locatie om met je team of afdeling te overleggen. Dit komt omdat online werken gebaseerd is op pull-communicatie. Jij bepaalt zelf welke informatie je wanneer nodig hebt om goed je werk te kunnen doen. Op kantoor is er altijd wel iemand die jouw aandacht voor zijn prioriteiten te claimt. Door meer online (thuis) te werken, scherm je dat af.
Toch zijn de principes van fysiek samenwerken niet 1-op-1 te kopiëren naar online samenwerken. Online is het bijvoorbeeld moeilijker om iemands bedoelingen in te schatten. We kunnen niet afgaan op gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Ook zorgt een geschreven medium dat veel context verloren kan gaan. Waarom stelt mijn collega deze vraag? Wat is zijn belang? En misschien wel het belangrijkste aandachtspunt is onderling vertrouwen. Uit diverse onderzoeken blijkt hoe belangrijk vertrouwen is om tot optimale prestaties te komen. Omdat je online veel non-verbale signalen mist, is de kans op onbegrip en misverstanden groter. Juist daarom is het handig je online boodschappen extra zorgvuldig te verpakken. Dit soort afwegingen zit ingebakken in de methodiek Working Out Loud of ‘hardop werken’.
Wat is Working Out Loud?
Working Out Loud (WOL) betekent niks meer dan vertellen waar je op dat moment mee bezig bent. Als je in een druk restaurant langs een open keuken loopt, kun je de koks hardop de bestellingen met elkaar horen delen. Ze doen dit bewust zodat iedereen van elkaar weet wat ze aan het doen zijn. Dat is een vorm van WOL. Offline doen we dit allemaal. Je bent eigenlijk al ‘hardop’ aan het werken als je met directe collega’s aan het overleggen bent over een gezamenlijk project. Online is hardop werken nog noodzakelijker, omdat je niet meer en passant alle beslommeringen van je collega’s meekrijgt. Online wordt WOL ook nog eens veel aantrekkelijker, omdat je de kring van mensen die met je mee kan denken veel groter maakt. Naast je directe collega’s, kunnen andere collega’s uit andere afdelingen ook lezen waarmee jij bezig bent. Als je het op een sociaal platform deelt tenminste, en niet via email.
Het is lastig om een enkele geestelijk vader van Working Out Loud aan te wijzen. Ongeveer gelijktijdig gingen verschillende mensen hun ervaringen met WOL delen als de methodiek voor online werken. In rap tempo verschenen er een aantal boeken achter elkaar. Jane Bozarth schreef in 2014 Show your work. Ze positioneert WOL hierin als een extra instrument voor kennismanagement. Als zoveel mogelijk mensen hun oplossingen voor een werkprobleem delen, dan helpen ze collega’s die vergelijkbare problemen hebben. In hetzelfde jaar verscheen een boek met dezelfde titel van kunstenaar Austin Kleon. Hij zet in zijn boek uiteen hoe je door hardop werken als ontwerper zichtbaarder wordt, en zo je kunst beter aan de man kunt brengen. Toch is John Stepper degene die Working Out Loud voor een breed publiek toegankelijk maakte. Zijn boek verscheen oorspronkelijk in 2016 en kreeg in 2020 een remake. Voor Stepper is WOL een weg naar zelfverwezenlijking en vervulling. Het hardop werken staat hier in het teken van het delen van je ambitie en deze samen met een groep gelijkgestemden te realiseren. Op zijn website kun je daarvoor een programma vinden van twaalf weken. Het idee is dat je met maximaal vier anderen gedurende die weken in een zogenaamde circle deelneemt om elkaar te ondersteunen bij het najagen van ieders doelen.
Wat brengt Working Out Loud je persoonlijk?
In elk van de verschenen boeken vind je al voor een deel wat je aan WOL hebt. Het delen van jouw ervaringen helpt anderen (Bozarth). Het delen van je werk zorgt voor zichtbaarheid (Kleon). En als je jezelf durft te laten zien, kun je met Working Out Loud betekenisvolle relaties opbouwen (Stepper). Voor mij heeft WOL nut, omdat ik er persoonlijk door groei. Door mijn werk breed te delen stel ik me open voor feedback van anderen. Soms deel ik een presentatie die ik vooraf even met het publiek wil checken. Een volgend moment is het een tekst waar ik zelf niet helemaal uitkom. De feedback die je dan krijgt is afhankelijk van het medium waar je het deelt en de vorm. Bij fysieke overleggen is de verbaal feedback. Op een sociaal intranet krijg je geschreven feedback van collega’s. En op social media krijg je zelfs feedback van mensen die je nog nooit hebt ontmoet. Soms krijg je een heel uitgebreid verhaal waar je direct mee aan de slag kan. Soms helpen mensen je verder door je aan een bron of een nieuw contact te helpen. Het mooie is dat jijzelf de regie houdt over het eindproduct, en naar eigen inzicht feedback wel of niet kunt incorporeren. Desalniettemin is er altijd feedback die ik gebruik. Er komt maar heel zelden helemaal niks uit.
Maar zelfs als er niks uitkomt, is het delen van je werk zinvol. Communiceren over je werk maakt namelijk dat je het voor jezelf expliciet moet maken. Dan pas ontdek je de denkfouten in je eigen redeneringen. Wij hebben bijvoorbeeld een boek geschreven over het bouwen van communities. In het schrijfproces kwamen nieuwe inzichten naar boven die ik nooit gehad zou hebben als ik mijn ideeën niet had opgeschreven. Dus zelfs al verkoopt het boek helemaal niet, dan is het voor mij persoonlijk nog een succes (alhoewel ik stiekem natuurlijk wel hoop dat het goed blijft verkopen ;)).
Wat brengt Working Out Loud de organisatie?
Organisaties waar hardop wordt gewerkt zijn innovatiever, productiever en veerkrachtiger. Doordat je in een vroeg stadium de feedback van de groep benut, komen slordigheden en denkfouten in strategische plannen sneller aan het licht. Bovendien zorgt het betrekken van anderen direct voor al voor draagvlak van een plan of idee. Voor WOL is het noodzakelijk dat je je kwetsbaar opstelt. Organisaties die hun fouten onderling delen, leren sneller. Het principe van hardop werken vraagt dat je jouw dilemma’s en worstelingen deelt. Als iedereen in de organisatie (en met name de leiders) zich open en kwetsbaar opstellen, stijgt het onderlinge vertrouwen. Als leiders zich bovendien durven opstellen voor feedback van hun medewerkers, dan maken zij vanuit hun de weg vrij voor medewerkers om dit voorbeeld te volgen. Een transparante organisatie is een moedige organisatie.
WOL legt de verantwoordelijkheid van het werk bij de medewerkers. Het daagt hen uit om, als ze er even niet uitkomen, hun collega’s te raadplegen. In meer traditionele organisaties fungeert de manager als centrale vraagbaak. Hardop werken legt die verantwoordelijkheid bij het collectief. Iedereen heeft in potentie expertise en kennis die kan helpen bij een strategische uitdaging. Het is aan de medewerkers om hun vragen in onderling overleg op te lossen, en met elkaar te werken aan de ontwikkeling van vakkennis. De rol van een manager is om dit proces te coachen en begeleiden.
Waarom is Working Out Loud en online werken zo’n goede combinatie?
Zoals ik eerder schreef vergroot je de kring van meedenkers als je je werk ook online deelt. Met het vergroten van die kring stijgt de kans op relevante antwoorden en oplossingen. Socioloog Mark Granovetter beschreef in zijn studie ‘The strength of weak ties‘ al het belang van ‘zwakke connecties’. Weak ties zijn de contacten die zich net buiten je directe kennissenkring bevinden. Maar juist die mensen blijken cruciaal om je op nieuwe ideeën te brengen. Granovetter liet ook overtuigend zien dat het tweedegraads of derdegraads netwerk sollicitanten helpt aan een nieuwe baan. Volgens hem komt dit, omdat juist die mensen andere netwerken en andere bronnen kunnen aanboren.
Delen in een groot netwerk zorgt ook voor serendipiteit. Serendipiteit is het verschijnsel dat je iets waardevols ontdekt, terwijl je op zoek was naar iets anders. In innovatie is dat een heel belangrijk element. Penicilline, de magnetron, Post Its, en zelfs de röntgenfoto zijn allemaal vondsten waarbij toeval een grote rol speelde. Met andere woorden: je weet nooit hoe een koe een haas vangt. Daarom kun je je vraagstukken maar het beste in zo’n groot mogelijk netwerk delen. Shell heeft door onderzoek in haar interne sociale platform serendipiteit aantoonbaar kunnen maken. Gedurende vijf jaar werden alle vijftienduizend online gestelde vragen geanalyseerd. De helft van alle antwoorden was afkomstig van collega’s die niet bekend waren bij de vragensteller. En de meest opzienbarende uitkomst was dat tweederde van de beste antwoorden ook kwam van onbekenden.
Antwoorden worden vaak ook rijker als meer mensen meehelpen. Er zijn maar weinig vragen die een eenduidig antwoord hebben. Voor het meerendeel van vragen geldt dat je zo veel mogelijk invalshoeken mee wil nemen. Neem bijvoorbeeld een ethisch dilemma. Dat zijn vaak onderwerpen waar je eindeloos over door kan filosoferen. Hoe meer antwoorden je krijgt op zo’n dilemma, hoe completer het beeld wordt.
Door online hardop te werken bouw je aan een kennisarchief. Elke vraag die in het verleden is gesteld, staat online voor de ‘eeuwigheid’ beantwoord. Dat betekent dat collega’s met een vergelijkbaar probleem dezelfde vraag niet nog eens hoeven te stellen. Ze hoeven bijvoorbeeld alleen maar op het sociale intranet of in de documenten te zoeken. Daarom gebruiken zelfs ervaren programmeurs Google als ze vastlopen. Omdat ze weten dat hun probleem altijd wel ergens online staat beschreven. Zo’n online archief laat ook zien hoe de organisatie werkt. Voor nieuwe medewerkers biedt het houvast om zich te kunnen inlezen in de cultuur en mores. Ze vinden er alle beslissingen die online zijn genomen, de experts in de organisatie, de manier van omgang met elkaar etc. Alle beslechte discussies en overwonnen uitdagingen die te vinden zijn, worden impliciet nieuwe richtlijnen voor gedrag.
Hoe pas je Working Out Loud praktisch toe?
Working Out Loud hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Het begint bij het kiezen van de juiste tools en instellingen. Je agenda en je taken op openbaar toegankelijk maken, is ook hardop werken. Je geeft collega’s een direct inkijkje in je planning en programma. Zet daarnaast veel van je documentatie op een gedeelde schijf. Zo kunnen collega’s in geval van ziekte snel inspringen als dat nodig is. Bovendien is veel van de informatie in jouw bestanden ook relevant voor anderen.
Als je veel thuis (online) werkt wordt het lastiger om van elkaars doen en laten op de hoogte te blijven. Een manier om dat te voorkomen is door een dagelijkse virtuele dagstart te organiseren. Dat kan op platformen zoals Slack, Microsoft Teams of een groep op een social intranet. De afspraak is dat iedereen om 9 uur s’ ochtends een bericht plaatst met waar hij/zij die dag mee aan de slag gaat en waar hij hij/zij hulp bij nodig heeft. Zo borg je voor de hele week dat men van elkaar weet waar iedereen mee bezig is. Een mooie bijkomstigheid is dat overleggen minder lang hoeven te duren, omdat niet iedereen hoeft bij te praten.
Een andere stelregel die je kan gebruiken, is dat je mail uitsluitend nog gebruikt voor 1-op-1 communicatie. Zodra je met twee of meer mensen tegelijk wil communiceren, gebruik dan een social intranet of de teamchat. Het is asynchroon, dus de deelnemers bepalen zelf wanneer ze reageren. Daarnaast kunnen anderen die ook wat hebben met dat onderwerp zich mengen in de conversatie. En de informatie in het gesprek zit niet ‘opgesloten’ in de mailbox. Ook documenten deel je niet meer via email. Deel het document op een social intranet zodat iedereen het in de reacties eronder kan bespreken. Versiebeheer is dan automatisch, waardoor je niet het risico loopt met een verkeerde versie aan de slag te gaan.
Tot slot: Als je een werkgerelateerde vraag hebt, stel deze op een social intranet of een teamchat. Dat is beter voor iedereen. De organisatie profiteert, omdat je er kennis mee vastlegt. Jij profiteert, omdat je er betere antwoorden door krijgt. Zie daarvoor het voorbeeld van Shell. Bovendien hebben vragen een transformerende werking. Het zet iedereen in de modus van experimenteren en leren. Dat geeft uiteindelijk meer vervulling en betere resultaten.
Ik ben wel benieuwd of jij nog mooie andere voorbeelden van WOL hebt? Laat ze me hieronder in de reacties weten!
